lunes, 7 de junio de 2010
Sistemas de Información y su impacto en las Organizaciones
ENSAYO
“Sistemas de Información y su Impacto en las Organizaciones”
Por María Eugenia Guarda Contardo
INTRODUCCION
Para nadie es desconocido que los Sistemas de Información han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. Desde hace un tiempo que las organizaciones han sido consideradas en sí mismas sistemas de información y la información se ha posicionado como un elemento primordial dentro de los recursos que posee una empresa. A través del uso de los Sistemas de Información se logran importantes mejoras en la gestión empresarial, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su utilización nos encamina a las tan cotizadas “ventajas competitivas”.
Sin embargo, estos constantes cambios y avances implementados al interior de la organización repercuten de diversas maneras en los distintos componentes de la ésta, trayendo consigo consecuencias negativas que pueden afectar la integridad de la organización.
A partir de esta premisa y con la intención de profundizar en esta problemática el presente ensayo tiene como objetivo dar respuesta a la siguiente interrogante:
¿Cuáles son las principales desventajas de la implementación de Sistemas de Información al interior de una empresa?
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y EMPRESA
Desde hace ya algunos años las organizaciones se ven enfrentadas a entornos cada vez más complejos, donde factores como la globalización de los mercados, la competitividad y la eficiencia, las incitan a adoptar herramientas e implementar estructuras para competir en esta nueva era impregnada de conocimiento y tecnología, denomina como: era de la información.
Actualmente –en la mayoría de los casos- las empresas han comprendido la importancia de la información como uno de sus principales recursos. Los encargados de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un fruto de la gestión empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Para obtener y aprovechar los beneficios que nos brinda “la información”, ésta debe ser manejada de forma correcta y eficiente, al igual como se manejan los demás recursos con los que cuenta la organización. Cabe señalar, que se requiere un previo entendimiento por parte de los administradores en materia de los costos asociados con “la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información” que es manejada en la organización. Debido a que a pesar que la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos entender que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de una industria.
Es aquí donde juega un papel fundamental los Sistemas de Información, entendiéndose dicho concepto como: “el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”.
Gracias a que existen diferentes intereses y especialidades en las organizaciones (diversas áreas que la conforman) existen a su vez diferentes tipos de sistemas para proveer la información necesaria. Encontramos cuatro clases de Sistemas de Información que sirven a diferentes niveles organizacionales: Sistemas de Niveles Operacionales ( apoya a la gerencia operacional manteniéndolos al tanto de las actividades elementales y las transacciones de la organización, tales como ventas, recibos de depósitos, nóminas, entre otros), Sistemas de Niveles de Conocimiento ( son el apoyo al conocimiento y trabajo con datos en la empresa), Sistemas de Niveles Administrativos (monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana) y Sistemas de Niveles Estratégicos(ayudan a la alta gerencia a crear e implantar nuevas estrategias y tendencias a largo plazo).
Cuando la organización decide gestionar y hacer uso de la información, el Sistema de Información a implementar (independiente del nivel de la organización en el cual se desea integrar el sistema) debe ser un fiel reflejo de las necesidades y requerimientos de la empresa. Es decir, no basta solamente con contar con la información sino que se requiere del diseño de un “sistema integrado que relacione la información obtenida por las diversas aplicaciones de la empresa”. Para ello, se requiere elegir la Tecnología de Información adecuada, como componente fundamental en la implementación de este sistema y como generador de ventajas estratégicas.
Actualmente las nuevas tecnologías hacen posible que la información viaje a gran velocidad a cualquier lugar del mundo, incorporando a nuestro vocablo habitual términos tales como: e- business, e-commerce, TI (Tecnología de Información), entre otros. Esto debido a que cada vez son más las empresas que se sumergen en el mundo de los sistemas de información, que no sólo nos abre las puertas al mundo de los negocios en Internet, sino también al intensivo abanico de posibilidades de ejecución en la diversas áreas al interior de la organización, como los son: Marketing, Ventas, R.R.H.H, Producción, entre otros.
La implementación de los Sistemas de Información entrelazados con la TI adecuada nos brinda múltiples beneficios que se ven reflejados en mejoras tales como: la optimización de la relación de la empresa con sus clientes, conocer cómo está respondiendo la empresa a las consultas y quejas (servicio al cliente), identificar quiénes son realmente sus clientes, conocer qué compran sus clientes, cómo y cuándo, detectar nuevas tendencias a partir de los hábitos de compra (marketing), el proveedor recibe la información de pedidos en un tiempo muy corto, eliminación de papeles y faxes ya que todo se hace por medio del software,
reducción de costos, integración establecida de todas las funciones del negocio,
facilidad de compartir amplia información de la empresa, proceso mejorado del trabajo, aumento en el acceso a los datos disponibles para la toma de decisiones,
información oportuna y exacta, respuesta rápida a la operación de negocio y a las condiciones de mercado que cambian; dando por resultado ventajas competitivas mejoradas.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SUS DESVENTAJAS
En el punto anterior se presentaron las principales aplicaciones y ventajas asociadas al uso e implementación de los sistemas de información al interior de una organización. Ahora bien, cuando una empresa decide realizar transformaciones es inherente el surgimiento de resistencias al cambio y por consiguiente dificultades que ponen en peligro el sistema organizacional.
Los sistemas de información como hemos señalado anteriormente, mejoran la efectividad gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. Sin embargo, así como existen múltiples ventajas al implementar un sistema de información, también es cierto que se presenten ciertas desventajas o problemas con la implantación de este tipo de sistemas.
En primer lugar, el sólo hecho de implementar un sistema de información debe incluir costos de capacitación del personal, ya que si los individuos no poseen los conocimientos necesarios para utilizar dicho sistema, se genera inoperancia y exclusión al interior de la empresa.
En relación con lo anterior, existe una amenaza asociada con el fracaso de los proyectos ejecutados por la organización, debido al mal uso de la información que se recolecta y a la deficiente utilización que le dan las empresas a las herramientas que les otorgan los sistemas de información (como por ejemplo, bases de datos).
Existe también una dificultad relacionada con la negativa de ciertas áreas de la empresa a compartir información con otras, lo cual afecta el manejo fluido de la información al interior de la organización.
Otro obstáculo que presenta la implementación de los sistemas de información son las dificultades de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios, lo cual se asocia directamente a la resistencia al cambio que afecta primordialmente a las pequeñas y medianas empresas.
Por último, existe una amenaza que se relaciona con el manejo de los datos y su adecuada confidencialidad, lo cual debe mantener siempre alerta a los sistemas de resguardo de la información de la organización, ya que de no existir seguridad en el manejo de los sistemas de información, se corre el riesgo de infiltración externa y pérdida de información.
CONCLUSIÓN
Al poner en una balanza las ventajas y desventajas que proporciona la implementación de los Sistemas de Información en la organización, no podemos obviar los obstáculos que se presentan debido a la resistencia propia al cambio. Sin embargo, se manifiesta de manera evidente el éxito de las empresas que son capaces de comprender el constante avance y dinamismo de las Tecnologías de Información y vencer la resistencia al cambio, logrando identificar de manera correcta los problemas y las oportunidades asociadas a la información con la cual cuentan para el proceso de toma de decisiones.
Es importante señalar, que los Sistemas de Información deben estar al servicio de la empresa y de esta forma establecer su enfoque o estrategia de negocios. Para que esto suceda los Sistemas de información deben ser considerados como uno de los subsistemas que conforman la organización, es decir, como un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.
BIBLIOGRAFIA
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